Ben jij een ervaren en zelfstandig werkende collega, die weet van aanpakken en organisatorisch en administratief sterk is? En vind je het een uitdaging om te werken met verschillende faciliterende systemen? Dan zoeken wij jou!

Dit ga je doen
Als managementassistent bied je ondersteuning op administratief, secretarieel en organisatorische gebied aan het hoofd, het managementteam (MT) en senior stafleden van de afdeling. Ook fungeert de managementassistent als vraagbaak voor medewerkers binnen de afdeling. Daarnaast regel en bewaak je uiteenlopende ondersteunende processen op het gebied van onderzoeksprojecten, financiële -, juridische - en personeelszaken.

Je kerntaken zijn:

• het beheren van agenda’s van het afdelingshoofd;
• het organiseren en notuleren van (online) vergaderingen en andere bijeenkomsten;
• het organiseren van reizen en accommodaties voor collega’s;
• de administratieve verwerking van diverse gegevens in de systemen (waaronder P&O); en
• het regelen van contractondertekening in samenspraak met juridische zaken, divisieleiding en eventueel andere partijen.

De functie is gepositioneerd in het ‘Team Secretariaat” van de afdeling.

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Je startdatum bepalen we in overleg, maar wat ons betreft, kan je direct beginnen.

Hier ga je werken
De afdeling huisartsgeneeskunde is onderdeel van de divisie Julius Centrum voor Gezondheidswetenschappen en Eerstelijns Gezondheidzorg van het universitair medisch centrum Utrecht. De afdeling huisartsgeneeskunde werkt aan toekomstbestendige huisartsenzorg middels uitstekend wetenschappelijk onderzoek en onderwijs in de huisartsgeneeskunde en de verplegingswetenschap. De onderzoeksthema's van de afdeling zijn hart- en vaatziekten, kanker en palliatieve zorg, infectieziekten en immunologie, kwaliteit en veiligheid van zorginnovaties en leren van professionals.

De afdeling verzorgt onderwijs voor medische studenten, masterstudenten klinische gezondheidswetenschappen, huisartsen in opleiding en organiseert postacademisch onderwijs voor huisartsen. Daarnaast werkt de afdeling intensief samen met de regionale zorgpraktijk, onder andere in academische werkplaatsen in de Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra en met de regionale huisartsenorganisaties in en rond Utrecht. Verder ontwikkelt en beheert de afdeling het Julius Huisartsen Netwerk (JHN), een database met anonieme zorgregistratiegegevens van regionale huisartspraktijken.

Dit neem je mee

• Je bent een enthousiaste managementassistent met een flexibele, integere werkhouding.
• Je vindt het leuk om in een team te werken en daarnaast ben je organisatorisch en administratief sterk en communicatief vaardig.
• Je kunt prioriteiten stellen en je bent stressbestendig. 
• Je maakt procedures snel eigen en ziet zelfstandig welke werkzaamheden je kan oppakken.
• Je beheerst de Nederlandse taal (zowel schriftelijk als mondeling) goed. Daarnaast heb je voldoende kennis van de Engelse taal. 
• Je beschikt over goede ICT-vaardigheden, waaronder het MS-Office pakket (Outlook, Word, Excel en Powerpoint).