Ben jij een proactieve, georganiseerde managementassistent? Vind je het - naast secretariële en administratieve taken - ook leuk om teamleiding te ondersteunen bij hun projecten? Dan is onze afdeling spoedeisende hulp (SEH) op zoek naar jou!
Dit ga je doen
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat alles op rolletjes loopt op de afdeling SEH van de divisie Vitale Functies. Je ondersteunt het managementteam door hun agenda’s te beheren, post te verwerken en correspondentie te verzorgen. P&O-zaken, zoals uitzetten van vacatures, administratie rondom het in dienst komen van nieuwe collega’s, opvangen van nieuwe collega’s, verwerken van ziekmeldingen en checken van declaraties horen ook bij jouw functie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie van scholingen en congressen. Je plant keuzecoschappen en stages, en voert diensten van medisch specialisten in het Registro-systeem in. Ook is er ruimte om de teamleiders en managers van de SEH te ondersteunen in projectcoördinatie.
Tijdelijk managementassistent Hanne van der Werf houdt ervan om naast ad hoc-administratieve en secretariële zaken ook grotere projecten aan te pakken. “Onlangs heb ik meegewerkt aan het voorbereiden van de noodprocedure voor als digitale dossiervoering niet mogelijk is, en we zijn bezig met het herstructureren van het digitale archief en de werkbestanden. Ik houd van uitdagingen in mijn werk, en deze functie laat het toe om het werk helemaal naar mijn hand te zetten. Het leukste vind ik de taken die dicht op de zorg zitten, zoals het organiseren van ABCDE-trainingen voor artsen op de SEH. Je krijgt zo veel mee van het zorgproces, en hebt het gevoel dat je echt iets bijdraagt aan de SEH.”
Voor de afdeling beheer je bestellingen, storingen en ICT-zaken, en onderhoud je adresbestanden, sleutels en functionele accounts. Je reserveert vergaderzalen en verzorgt protocollen en smoelenposters. Bovendien organiseer je afscheids- en jubileumactiviteiten en neem je taken over van collega’s bij afwezigheid. Ook krijg je de kans om als logger te ondersteunen bij calamiteiten. “Je kunt veel naar je toe trekken”, vult Hanne aan. “Er is hier altijd wel wat te doen, waardoor je je ook verder ontwikkelt in je functie.”
Hier ga je werken
De spoedeisende hulp (SEH) is één van de afdelingen binnen de divisie Vitale Functies van het UMC Utrecht. De spoedeisende hulp is 24 uur per dag open voor alle patiënten (zowel volwassenen als kinderen) die op de één of andere wijze spoedzorg nodig hebben. De spoedeisende hulp van het UMC Utrecht fungeert tevens als traumacentrum in de regio Utrecht.
Op de spoedeisende hulp werkt een divers team van ca. 150 vaste collega’s. Daarnaast is de SEH bij uitstek een locatie waar veel processen samenkomen. Je komt op de SEH dan ook veel collega’s van andere afdelingen binnen het ziekenhuis tegen.
Het managementteam van de SEH bestaat uit de medisch - en locatiemanager, twee teamleiders en een verpleegkundig opleider. Het MT wordt ondersteund door twee managementondersteuners – waaronder jouw functie. Hanne: “Op de SEH is de werksfeer erg goed. We hebben ‘op kantoor’ een klein hecht team, open en gezellig. Het is hier totaal niet hiërarchisch, waardoor je snel terechtkunt bij de teamleiders en andere managers. Verder zijn er geregeld borrels en teamuitjes. Hier zorgt onze feestcommissie wel voor.”
Dit neem je mee
Herken je jezelf hierin en wil je bijdragen aan hoogwaardige spoedzorg binnen het UMC Utrecht? Solliciteer dan nu!
Dit ga je doen
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat alles op rolletjes loopt op de afdeling SEH van de divisie Vitale Functies. Je ondersteunt het managementteam door hun agenda’s te beheren, post te verwerken en correspondentie te verzorgen. P&O-zaken, zoals uitzetten van vacatures, administratie rondom het in dienst komen van nieuwe collega’s, opvangen van nieuwe collega’s, verwerken van ziekmeldingen en checken van declaraties horen ook bij jouw functie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie van scholingen en congressen. Je plant keuzecoschappen en stages, en voert diensten van medisch specialisten in het Registro-systeem in. Ook is er ruimte om de teamleiders en managers van de SEH te ondersteunen in projectcoördinatie.
Tijdelijk managementassistent Hanne van der Werf houdt ervan om naast ad hoc-administratieve en secretariële zaken ook grotere projecten aan te pakken. “Onlangs heb ik meegewerkt aan het voorbereiden van de noodprocedure voor als digitale dossiervoering niet mogelijk is, en we zijn bezig met het herstructureren van het digitale archief en de werkbestanden. Ik houd van uitdagingen in mijn werk, en deze functie laat het toe om het werk helemaal naar mijn hand te zetten. Het leukste vind ik de taken die dicht op de zorg zitten, zoals het organiseren van ABCDE-trainingen voor artsen op de SEH. Je krijgt zo veel mee van het zorgproces, en hebt het gevoel dat je echt iets bijdraagt aan de SEH.”
Voor de afdeling beheer je bestellingen, storingen en ICT-zaken, en onderhoud je adresbestanden, sleutels en functionele accounts. Je reserveert vergaderzalen en verzorgt protocollen en smoelenposters. Bovendien organiseer je afscheids- en jubileumactiviteiten en neem je taken over van collega’s bij afwezigheid. Ook krijg je de kans om als logger te ondersteunen bij calamiteiten. “Je kunt veel naar je toe trekken”, vult Hanne aan. “Er is hier altijd wel wat te doen, waardoor je je ook verder ontwikkelt in je functie.”
Hier ga je werken
De spoedeisende hulp (SEH) is één van de afdelingen binnen de divisie Vitale Functies van het UMC Utrecht. De spoedeisende hulp is 24 uur per dag open voor alle patiënten (zowel volwassenen als kinderen) die op de één of andere wijze spoedzorg nodig hebben. De spoedeisende hulp van het UMC Utrecht fungeert tevens als traumacentrum in de regio Utrecht.
Op de spoedeisende hulp werkt een divers team van ca. 150 vaste collega’s. Daarnaast is de SEH bij uitstek een locatie waar veel processen samenkomen. Je komt op de SEH dan ook veel collega’s van andere afdelingen binnen het ziekenhuis tegen.
Het managementteam van de SEH bestaat uit de medisch - en locatiemanager, twee teamleiders en een verpleegkundig opleider. Het MT wordt ondersteund door twee managementondersteuners – waaronder jouw functie. Hanne: “Op de SEH is de werksfeer erg goed. We hebben ‘op kantoor’ een klein hecht team, open en gezellig. Het is hier totaal niet hiërarchisch, waardoor je snel terechtkunt bij de teamleiders en andere managers. Verder zijn er geregeld borrels en teamuitjes. Hier zorgt onze feestcommissie wel voor.”
Dit neem je mee
- Positief, verantwoordelijk en gedreven, met havo/vwo-diploma en relevante vervolgopleiding, bv. tot directiesecretaresse of managementassistent
- Ervaring met secretariële en organisatorische ondersteuning
- Vaardig in agendabeheer en in het behandelen van telefoon- en postverkeer
- Interesse en inzicht in de taken en verhoudingen binnen het UMC Utrecht; goed in het omgaan met relaties binnen de organisatie
- Digitaal handig: in ieder geval vaardig met de gebruikelijke Office-software inclusief Microsoft Teams
Betrokken, eerlijk en op je gemak in een dynamische omgeving waar humor een belangrijke rol speelt
Enthousiast om projecten aan te pakken en hierin te ondersteunen
Herken je jezelf hierin en wil je bijdragen aan hoogwaardige spoedzorg binnen het UMC Utrecht? Solliciteer dan nu!
Contact
Tania Westrik
Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.
